Daca ati gasit clienti peste granitele tarii, este semn bun pentru afacere: ati putea sa va extindeti activitatea spre teritorii unde puterea de cumparare este mai buna decat in tara! Dar inainte de a incheia un contract de servicii sau o tranzactie, daca aveti un posibil client din Uniunea Europeana, verificati daca firma va este inregistrata in Registrul operatorilor intracomunitari (R.O.I.).
In ce situatii este nevoie sa inregistrati firma in ROI si care sunt conditiile pentru acest demers?
Daca aveti clienti din Uniunea Europeana inregistrati ca platitori de TVA in tara lor, fie aveti firma sau PFA (inregistrata sau nu ca platitoare de TVA), trebuie sa fie inregistrata in Registrul operatorilor intracomunitari pentru a emite o factura scutita de TVA.
Nu este necesar sa emiteti o factura fara TVA si sa va inregistrati in R.O.I. pentru clienti din Uniunea Europeana care nu sunt inregistrati ca platitori de TVA sau pentru clienti din afara Uniunii Europene (indiferent daca sunt sau nu platitori de TVA in tara lor).
Inregistrarea unei persoane juridice in R.O.I. se poate face daca aceasta va figura si in Romania ca platitoare de TVA, iar administratorii si asociatii (cu exceptia societatilor pe acţiuni) trebuie sa depuna un cazier judiciar, in care sa nu existe condamnari pentru anumite infractiuni.
Contabilitatea tranzactiei care necesita declaratia 390 VIES
Daca este nevoie sa faceti achizitii si livrari intracomunitare prin intermediul firmei, consultati-va inainte cu contabilul, la inceput este absolut necesar sa stiti cateva elemente necesare pentru acest tip de tranzactii.
Compania din Romania care trebuie sa emita o factura fara TVA pentru un client din Uniunea Europeana va verifica valabilitatea codului de TVA al clientului la adresa: http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatResponse.html?locale=ro si va trebui sa declare tranzactia in declaratia 390 VIES in luna emiterii facturii. De asemenea, trebuie pastrate cu mare atentie documentele privind transportul bunurilor, daca este cazul.
Tranzactiile intracomunitare implica inspectii din partea organelor fiscale?
Scutirea sau rambursarea de TVA pentru tranzactii intracomunitare vor implica, in unele situatii, controlul organelor fiscale, astfel incat auditul financiar contabil este necesar cand volumul tranzactiilor intracomunitare este mai mare.
Pentru a justifica o livrare de bunuri sau servicii in Uniunea Europeana care implica scutire de TVA este important sa fie inregistrate in contabilitate si pastrate: factura (cu codul de inregistrare in scopuri de TVA atribuit cumparatorului din alt stat membru), documentul de transport (in cazul livrarii de bunuri din Romania in alt stat membru) si, eventual, alte documente care insotesc factura: contractul/ comanda de vanzare/ cumparare, documentele de asigurare etc.
Conform prevederilor Codului de Procedura Fiscala, efectuarea de operatiuni intracomunitare de catre agentii economici care nu s-au inscris in Registrul operatorilor intracomunitari se sanctioneaza cu amenda de la 1.000 lei la 5.000 lei.